Starf vefstjórans

1. Kafli

Starf vefstjóra krefst yfirgripsmikillar þekkingar en er samt ekki sérfræðingsstarf. Vefstjóri er ekki útlærður í neinu fagi en þarf að þekkja mörg svið og hafa fjölbreytta hæfileika. Fyrst og síðast snýst þó starf vefstjórans um almenna skynsemi.

Til að líða vel í vefstjórastarfinu þarf starfið að vera vel skilgreint og vefstjóri að búa yfir nauðsynlegri þjálfun og færni. Í þessum kafla fer ég yfir kröfur sem eru gerðar til vefstjóra og hvaða þekkingu þeir þurfa að búa yfir. Starf vefstjóra í litlu fyrirtæki getur verið gjörólíkt sama starfi í stórfyrirtæki. Og stundum heitir starfið eitthvað allt annað, en til einföldunar tölum við um vefstjóra í þessari bók.

Vonandi getur þessi leiðsögn hjálpað til við að skilgreina starfið og stuðlað að (enn) meiri ánægju í starfi.

Vefstjórinn og heimilislæknirinn

Starf vefstjórans er á ýmsan hátt svipað starfi heimilislæknisins. Hann þekkir líkamann út og inn, getur greint vandamál, veitt ráðgjöf en heimilislæknirinn þekkir sín takmörk og vísar sjúklingum til sérfræðinga þegar þekkingu hans sleppir.

Það er nákvæmlega það sem vefstjóri þarf að gera. Góður vefstjóri hefur næga þekkingu til að greina mál og átta sig á hvenær þarf að kalla til sérfræðing, hvort heldur það er vefhönnuður, forritari, kerfisstjóri, orðsnillingur, upplýsingaarkitekt, sérfræðingur í nytsemi, notendaupplifun, aðgengismálum, markaðssetningu, leitarvélum eða öðrum sviðum sem tengjast vefnum.

Fólk sem sinnir vefstjórn hefur mismunandi bakgrunn. Margir finna fyrir óöryggi í starfi, því oftar en ekki „lendir“ fólk í hlutverkinu án þess að hafa ætlað sér það. Í íslenskum veruleika er starfið oft hlutastarf og þá bætist við samviskubitið yfir að geta ekki sinnt starfinu almennilega.

Starf vefstjóra er lifandi og skapandi starf. Hann sér afrakstur vinnu sinnar á hverjum degi ólíkt mörgum öðrum. Starfið hentar því hinum óþolinmóða, þeim sem vill sjá hlutina gerast helst í gær.

Nákvæmni og agi er dyggð í starfinu. Fátt hefur meiri neikvæð áhrif á trúverðugleika vefs en óvönduð vinnubrögð, hvort heldur það er í efni, hönnun eða forritun.

Einn mikilvægasti hluti starfsins er að kunna að miðla málum milli ólíkra sjónarmiða. Vega og meta mikilvægi nytsemi, aðgengismála, hönnunar, tækni, efnis og markmiða. Ekkert af þessum atriðum er hægt að hugsa um nema í samhengi við hvert annað.

Menntun og þekking vefstjóra

Vefstjórar eru fæstir með fagmenntun að baki, enda erfitt að afla sér menntunar hér á landi á þessu sviði. Fólk fær gjarnan vefinn í fangið ofan í önnur verkefni. Yfirleitt er um vel menntað fólk að ræða sem er fljótt að tileinka sér hlutina.

Til að líða vel í starfinu þurfa vefstjórar að lesa sér til, sækja ráðstefnur og námskeið, hafi þeir kost á því, og finna vettvang þar sem þeir geta deilt hugmyndum og leitað lausna með kollegum á vandamálum sem þeir fást við.

Yfirleitt eru eingöngu stærri fyrirtæki sem hafa vefstjóra í fullu starfi á Íslandi, og þar sem ástandið er best er vefdeild með nokkrum starfsmönnum. Flestir sinna starfinu með öðrum verkefnum. Fyrir þann hóp er erfiðara að fá góða yfirsýn og ná almennilegum tökum á starfinu. Þá skiptir enn meira máli að eiga kost á að hitta kollega í öðrum fyrirtækjum.

Hvaða kröfur á að gera til vefstjóra?

Vefstjórastarfið er skilgreint með mismunandi hætti eftir fyrirtækjum og stofnunum og þar af leiðandi mismunandi kröfur gerðar. Eftir langa reynslu í vefstjórn hef ég sannfærst um ákveðnar grunnkröfur sem erfitt erað víkja frá. Síðan má gjarnan auka eða draga úr einstaka kröfum eftir aðstæðum í hverju tilviki.

Vefstjóri verður að hafa grunnþekkingu á HTML. Án hennar kemst hann ekki langt. Það er ekkert vefumsjónartól það gott að ekki komi til þess að skoða þurfi kóðann til að laga vefsíður.

Vefstjóri þarf að kynna sér aðra tækni á bak við vefinn og ekki láta máta sig of auðveldlega af kerfisstjóra eða forriturum með hugtökum á borð við DNS, .NET, ISP, CSS og Javascript.

Vefstjóri er gjarnan ritstjóri vefsins og þarf að geta skrifað lipran texta. Það er því nauðsynlegt að hafa gott vald á íslensku og helst góða færni í ensku.

Vefstjóri þarf að hafa innsýn í starf markaðsfólksins og skilja þarfir þeirra. Um leið þarf hann að efla skilning þeirra á eðli vefmiðilsins og muninum sem er á vef og prenti.

Vefstóri þarf að kunna að koma vef á framfæri, þekkja inn á samfélagsmiðla og kunna skil á öðrum þáttum markaðssetningar á netinu og virkni leitarvéla.

Vefstjóri þarf að hafa skilning á grunnatriðum myndvinnslu og vefhönnunar. Hann þarf að setja sig inn í strauma og stefnur í vefhönnun á hverjum tíma.

Vefstjóri þarf að læra að þekkja notendur og hafa áhuga á að kynnast þeim. Hann þarf að kynna sér rannsóknir á sviði nytsemi og atferli fólks á netinu.

Vefstjóri þarf að vera lipur í mannlegum samskiptum. Hann þarf að leiða saman ólíka sérfræðinga, vinna með þeim og verkefnastýra.

Vefstjóri þarf að hafa bein í nefinu, geta tekið ákvarðanir og eiga auðvelt með að segja NEI. Hann þarf að geta talað við stjórnendur, hafa sannfæringarkraft til að tryggja stuðning þeirra við vefmálin og fá fjármuni til að sinna þeim vel.

Hinn stóri misskilningur um vefstjórastarfið

Almenningur er ekki alveg með það á hreinu hvað vefstjórar gera. Ef þeir hvorki hanna né forrita hvað gera þeir þá? – er gjarnan spurt. Vefstjórar hjá stærri fyrirtækjum sjá sjaldnast sjálfir um að skrifa efni á vefinn enda ærinn annar starfi. Þá magnast undrunarsvipurinn enn frekar á viðmælendum.

Vefstjórar þurfa því gjarnan að reyna að útskýra starf sitt og ekki alltaf með góðum árangri eins og meðfylgjandi lýsing ber vitni.

Eftirfarandi samtal var hlerað í íslensku fjölskylduboði. Það gefur hugmynd um hvernig almenningur sér fyrir sér starf vefstjórans. Nöfnum hefur verið breytt.

FJÖLSKYLDUBOÐIÐ (leikþáttur)

Nína, 59 ára, bókari hjá Hagræðingu ehf., og frændi hennar Jón, 32 ára, vefstjóri hjá Fyrirmyndarstofu ríkisins.

Nína frænka: „Sæll. Það er langt síðan síðast. Hvað gerir þú í dag, vinur?“

Jón vefstjóri: „Sæl frænka. Ég sé um vefmál hjá Fyrirmyndarstofu. Ég er vefstjóri.“

Nína: „Já, veðmál? Áhugavert. En er það ekki ólögleg starfsemi? Þarf vélstjóra í það?“

Jón: „Nei, ég meina vefmál – með effi. Ég stýri vefnum. Þú kallar það kannski heimasíðu. Ég er vefstjóri.“

Nína: „Æ fyrirgefðu, mér fannst þú segja annað. Ég setti einmitt upp heimasíðu fyrir saumaklúbbinn um daginn. Það var nú frekar einfalt. Er þetta ekki huggulegt starf?“

Jón (orðinn smá pirraður): „Huggulegt? Jú, en það er erilsamt. Mikið að gera.“

Nína: „Já, það eru allir svo uppteknir auðvitað. Ert þú þá svona að hanna vefinn?“

Jón: „Nei, ég geri það nú ekki. Við erum með mann í því.“

Nína: „Þú ert þá svona tölvumaður? Það er nú framtíð í því.“

Jón: „Nei, vefstjóri er ekki að hanna eða forrita …“

Nína (grípur fram í): „Hvað gerir þú þá, Jón? Ertu kannski bara að leggja undir á vefnum? Ég hafði þ ákannski rétt fyrir mér eftir allt saman“. (hlær)

Jón (rauður í framan): „Sko, ég skipulegg vefinn, sé um efnið og sé til þess að það sé einfalt og gott að nota vefinn …“

Nína (búin að missa áhugann og engu nær): „Jæja, Jón minn, ertu ekkert lengur í boltanum?“

Eins og þetta samtal gefur til kynna eigum við langt í land. En ef til vill glittir í von um aukinn skilning og virðingu fyrir störfum vefstjóra. Sú von helst í hendur við vaxandi mikilvægi vefsins. Verum því þolinmóð. Að öðlast virðingu samfélagsins tók handverks- og iðnaðarmenn langan tíma.

Staðsetning  í skipuriti

Í minni fyrirtækjum er skipuritið einfalt eða jafnvel ekki til staðar. Þá er það oft framkvæmdastjórinn eða markaðsstjórinn sem annast vefmálin. Innan meðalstórra og stærri fyrirtækja eru vefmálin yfirleitt á markaðs- eða samskiptasviði. Það fer vel á því. Vefurinn er mikilvægur fyrir ímynd, samskipti, þjónustu og markaðsstarf.

Staðsetning í skipuriti er mikilvæg en enn meira máli skiptir að vefmálin njóti skilnings og stuðnings stjórnenda.

Ég þekki það úr mörgum fyrirtækjum að vefmál hafa blómstrað á öðrum sviðum en markaðssviði. Ástæðan er sú að forstjóri eða einn af æðstu stjórnendum tók vefinn undir sinn verndarvæng. Það er líka í réttu hlutfalli við aukið vægi vefmála og þjónustu á netinu að staðsetningin sé sem næst æðstu stjórnendum.

Innri vefir verða stundum viðskila við önnur vefverkefni í fyrirtækjum. Það kunna að vera rök fyrir því að hafa innri vefi á mannauðssviði en það er óskynsamlegt að færa innri vefinn, eða vefmál yfirleitt, á upplýsingatæknisvið. Þar á stjórn vefmála ekki heima, en upplýsingatæknisvið þarf aftur á móti að þjónusta vefmálin að því gefnu að þeim sé ekki úthýst.

Fyrir innri vefinn skiptir stuðningur stjórnenda enn meira máli en fyrir almenna vefinn. Því miður er virðing oft minni fyrir innri vefnum í fyrirtækjum, og áhugi markaðsfólks sem fara með vefmál er oft takmarkaður. Af þessum sökum er afar mikilvægt að stjórnendur taki innri vef upp á sína arma og veiti honum stuðning.

Hroki er höfuðsynd í vefstjórn

Til að ná árangri í vefstjórn er nauðsynlegt að byggja upp þekkingu. Skoðanir eru fínar en þær duga ekki einar og sér. Fáfræði um viðfangsefnin, notendur, viðskiptavini, strauma og stefnur getur leitt vefstjóra á villigötur.

Vefstjórar þurfa að hafa áhuga á viðfangsefninu, hafa skilning og samúð með viðskiptavininum. Þeir þurfa að hafa vilja til að læra því vanþekking elur af sér fordóma, og vefurinn mengast fljótt af þeirri hugsun.

Auðvelt er að falla í þá gryfju að gera hlutina eins og maður hefur alltaf gert. Að skeyta ekki um skoðanir notenda. Að reyna ekki að afla sér vitneskju eða gagna um hegðun þeirra.

Það er varhugavert að líta svo á að álit annarra skipti litlu máli í þróun verkefna. Að það sé of tímafrekt að hlusta á skoðanir annarra. Stór hluti af tíma vefstjórans á að fara í að kynnast notendum og afla gagna. Það er vissulega tímafrekt en reynslan hefur kennt mér að þeim tíma er vel varið.

Þeir sem halda að þeir viti allt betur en aðrir gera sig fljótt seka um hroka gagnvart viðskiptavininum. Slíkt viðhorf getur ekki leitt af sér notendavænan vef. Þegar tekist hefur að eyða vanþekkingu og skipta út fyrir raunverulega visku þá farnast vefnum betur. Vefstjórnandi verður meðvitaður um það sem raunverulega skiptir máli til að vefurinn uppfylli væntingar notenda á öllum æviskeiðum hans. Vefurinn getur þar með gengið reglulega í endurnýjun lífdaga.

Ertu háseti eða skipstjóri á þínum vef?

Vefstjórar kannast margir við þá upplifun að vera eins og háseti á eigin skipi. Að hafa ekki fullt umboð til athafna.

Getið þið ímyndað ykkur skip þar sem enginn skipstjóri er um borð en stýrimenn skipta jafnvel tugum og gefa skipanir í allar áttir? Á fleyinu vinnur svo harðduglegur háseti sem af samviskusemi sinni reynir að gera öllum tilhæfis. Á slíku skipi getur engum liðið vel, það er mikill veltingur og skipið er stefnulaust. Örlög þess geta ekki verið önnur en skipbrot ef útgerðin áttar sig ekki í tíma. Hún verður að ráða skipstjóra sem hefur skýrt umboð til athafna.

Margir þekkja það viðhorf að vefstjóri sé fyrst og fremst tæknimaður sem eigi að taka við skipunum og setja inn efni frá öðrum. Markaðsstjórinn, upplýsingafulltrúinn, lögfræðingurinn og forstjórinn eiga allir efni í sínum fórum sem þeir telja að eigi heima á vefnum. Ekki bara einhvers staðar á vefnum heldur mjög líklega á forsíðu vefsins.

  • Lögfræðingurinn í fyrirtækinu heldur því fram að reglugerðir og lög um starfsemina verði að vera aðgengileg frá forsíðu. Túlkar lögin þannig að hætta sé á lögsókn fari vefstjóri ekki að fyrirmælum. Líklega tóm þvæla, en treystir vefstjórinn sér til að andmæla lögfræðingnum?
  • Markaðsstjórinn kann að óska eftir blikkandi auglýsingaborða og hafa nýjustu sjónvarpsauglýsinguna aðgengilega á forsíðunni. Þetta sé efni sem búið er að kosta miklu til við að framleiða og eigi heima ábesta stað. Þessi markaðsstjóri er líklega yfirmaður vefstjórans. Er hægt að vera ósammála ákvörðun hans?
  • Forstjórinn er ofboðslega ánægður með nýjustu ársskýrsluna og vinnuna sem lá að baki henni. Þarna er mikið og gott efni, svo sem ræða hans og stjórnarformannsins, auk mikilvægra upplýsinga úr ársreikningnum. Enginn má missa af þessu. Vefstjóri, þorir þú að andmæla?
  • Upplýsingafulltrúinn er harðduglegur og framleiðir fréttatilkynningar sem óður væri. Hann hefur dælt þeim út á fjölmiðla og vefurinn má ekki vera neinn eftirbátur. Fréttatilkynningarnar þurfa rými á besta stað og ekki er verra að hafa fimm síðustu tilkynningarnar með. Hver getur mótmælt þessu?

Vandamálið við þessar beiðnir er þó það að samkvæmt notendaprófunum, tölum um umferð á vefnum og rannsóknum vefstjórans, þá er lítil sem engin eftirspurn eftir reglugerðum, sjónvarpsauglýsingum, ræðu forstjóra eða fréttatilkynningum. Vefstjórinn er búinn að átta sig á að viðskiptavinir vilja fyrst og fremst áreiðanlegar upplýsingar um helstu vöru fyrirtækisins, staðsetningu verslana, geta flett upp símanúmerum starfsmanna og gengið frá pöntun á vörum. Annað efni er oftar en ekki aukaatriði og má jafnvel missa sín.


Einblíndu á lykilverkefnin

Framangreinda lýsingu kannast margir vefstjórar við í einhverri mynd. Ef árangur á að nást á vefnum þá verður að einblína fyrst og fremst á mikilvægustu verkefnin. Það er mjög líklegt að fimm helstu verkefnin sem viðskiptavinurinn þarf að leysa skipti mun meira máli en önnur tuttugu og fimm sem búið er að setja í forgrunn vegna þrýstings frá öðrum innan fyrirtækisins.

Vefstjóri verður að forgangsraða ef honum á að líða vel í starfi og geta sagt NEI. Hann þarf að móta skýra stefnu, þekkja lykilverkefni notenda og verja stærstum tíma sínum í þau. Hann þarf líka að hafa bein í nefinu og sækja skýrt umboð til að taka ákvarðanir og um leið sætta sig við að eignast mögulega óvini um tíma.

Það sem ávinnst þegar frá líður er virðing annarra fyrir starfinu og áður en vefstjórinn veit af er komin aukafjárveiting í þróun vefsins vegna þess að hann spilar vaxandi hlutverk í afkomu fyrirtækisins.

Hvað tekur við?

Af lestri þessa kafla má flestum vera ljóst að starf vefstjóra er víðfeðmt og krefst þekkingar á mörgum sviðum. Lestur þessarar bókar er e.t.v. fyrsta skrefið í þekkingaröflun hjá sumum og áminning fyrir aðra.

Ein helsta sannfæring mín í vefmálum er sú að við þurfum stöðugt að leita okkur nýrrar þekkingar.

Ef þessi bók kveikir frekari áhuga þá hvet ég þig til að viða að þér fleiri bókum. Það hefur reynst mér vel að skrá mig á póstlista, vera áskrifandi að fréttastraumum, fylgjast með leiðtogum í vefiðnaðinum á Twitter, að ógleymdu því að sækja námskeið og ráðstefnur sem eru í boði og vera almennt opinn fyrir straumum og stefnum í vefþróun.

Vefstjórastarfið er stundum einmanalegt í fyrirtækjum því enginn félagi er til staðar til að deila með skoðunum, áhyggjum eða bara komast í spjall. Skráðu þig í Samtök vefiðnaðarins, SVEF, en félagið stendur fyrir ýmsum viðburðum og þar á meðal vali á bestu vefjum ársins. Skýrslutæknifélagið, Ský, er einnig með faghóp um vefstjórnun sem getur verið áhugavert að tengjast.

Aðrir kaflar bókarinnar

Bókinni er skipt upp í nokkra kafla. Í framhaldi af fyrsta kaflanum um starf vefstjórans er fjallað ítarlega um undirbúning vefverkefna sem hefur hingað til verið nokkuð vanræktur í þróun vefja. Við rjúkum of snemma í hönnun og forritun. Skrifum og skipulagi efnis fyrir vefinn eru gerð ítarleg skil í næsta kafla. Þar á eftir er rýnt í aðferðir sem við getum beitt til að kynnast notendum og þörfum þeirra. Einn mikilvægasti samstarfsaðili vefstjórans er vefhönnuðurinn. Fjallað er um grundvallaratriði í skipulagi og hönnun vefja. Aðgengismál fá sinn sess og rýnt er í áhrif af örum vexti snjallsíma og spjaldtölva á vefþróun.

Vefstjórar þekkja að það er ekki nóg að koma vef í loftið, það þarf einhver að vita af honum. Í síðari hluta bókarinnar er fjallað skilmerkilega um hvernig við getum komið vef á framfæri með markaðssetningu og samfélagsmiðlum og lært á virkni leitarvéla. Tæknimálum vefsins eru gerð nokkur skil og þá sérstaklega skilgreiningum á helstu hugtökum sem vefstjóri þarf að kunna skil á. Loks er kafli um innri vefi, en þeir eru gjarnan á könnu þeirra sem annast vefumsjón í fyrirtækjum og stofnunum.

Með öðrum orðum fjallar Bókin um vefinn um mikilvægustu þætti í starfi vefstjóra og annarra sem sinna vefumsjón.

Verkfærakistan

Í lok hvers kafla má finna verkfærakistu þar sem dregin eru saman ýmis verkfæri sem nýtast vefstjóra í starfi. Bent er á vefi, bækur, póstlista, hugbúnað og önnur verkfæri sem ríma við efni hvers kafla.

Bækurnar
  • Paul Boag: Website Owner's Manual. The Secret to a Successful Website (2010)
  • Steve Krug: Don't Make Me Think Revisited. A Common Sense Approach to Web and Mobile Usability (2014)

Vefslóðir og póstlistar

Félögin
  • SVEF: Samtök vefiðnaðarins, svef.is
  • Ský: Skýrslutæknifélagið, faghópur um vefstjórnun, sky.is